Blogi

Vauhtia sisäiseen
yhteiskehittämiseen

pentagon design blogi
    Blogi

Yhteiskehittämisessä on tärkeää luoda suunnitelma ja konkretisoida kehitettävät asiat keskustelun pohjaksi, jotta yhteiskehittäminen parhaiten palvelee tavoitettaan. Tällöin luodaan hyvä lähtökohta keskustelulle, ja käsiteltäviä aiheita voidaan rikastaa ja muokata yhdessä sekä sopia selkeästi asian edistämisestä.

Yhdessä kehittämällä voidaan luoda jaettu ymmärrys nykytilasta ja syventää tietoa eri näkökulmista sekä kehittää ja testata ratkaisuja niin käyttäjien, henkilöstön kuin sidosryhmienkin kanssa.

Me Pentagon Designilla autamme mielellämme vastaamisessa erilaisiin kehittämisen tarpeisiin, oli kyse kokonaisvaltaisesta kehittämisestä tai yksittäisistä, pistemäisistä tarpeista. Sparraamme yhteiskehittämisen tapoja, toteutamme työpajoja, tuemme yhteiskehittämisen digitaalisten työkalujen hyödyntämisessä sekä suunnittelemme ja toteutamme ennakkokyselyjä.

pentagon design blogi

Työskentely näkyväksi virtuaalisella työskentelyalustalla

Esimerkiksi Miro-alusta on erinomainen ja helppokäyttöinen työkalu erityisesti etätyöpajoina järjestettävään yhteiskehittämiseen. Virtuaalinen työskentelyalusta mahdollistaa keskusteluiden ja näkökulmien kokoamisen yhteen visuaaliseen näkymään. Miro sopii hyvin myös ideoiden ja palautteen keräämiseen siten, että kukin voi käydä kommentoimassa aineistoja itsenäisesti.

Voimme suunnitella ja visualisoida tarvitsemanne Miro-pohjat ja vastata myös työpajan fasilitoinnista ja kirjaamisesta. Tarpeiden mukaan ohjeistamme asiakkaan tiimiä yhteistyöstämisen fasilitointiin tai fasilitoimme itse ja teemme kiteyttävän yhteenvedon tuloksista.

Käytämme usein Miroa työpajatyöskentelyssä jäsentämään kehittämisen tarpeita sekä tehtävien työstämisen pohjana. Työpajoissa olemme Miroa hyödyntäen löytäneet asiakkaidemme kanssa yhteisymmärryksen käsillä olevasta haasteesta ja rikastaneet sen käsittelyä eri näkökulmista. Tämän pohjalta pystytään jatkamaan tarkempaa suunnittelua, keskustelua ja etenemään yhteisessä päätöksenteossa.

Olemme hyödyntäneet Miroa eri toimijoita osallistaneissa työpajakokonaisuuksissa muun muassa Helsingin kaupungin Sosiaali- ja terveystoimen kanssa, Museokeskus Vapriikin tarkoitus- ja visiotyössä ja Senaatti-kiinteistöjen yhteisasiakaspalvelun toimintamallia kehittäessä.

Alusta toimii joustavasti monipuolisissa kokonaisuuksissa ja yhteistyöskentelyssä pienempienkin haasteiden parissa. Tampereella sijaitsevan Museokeskus Vapriikin vision ja strategian yhteissuunnittelussa hyödynsimme Miroa monipuolisena työkaluna. Se toimi alustana etätyöpajoille, joissa käsiteltiin noin 30 henkilön kesken museokeskuksen tarkoitusta, tulevaisuuden rooleja ja arvoja yhdessä eri toimijoiden kanssa.

Sisäisten asiantuntijoiden lisäksi myös ulkoiset avainsidosryhmät kommentoivat tehtyjä linjauksia Miron ja Teamsin kautta toteutetussa työpajassa. Visiotyön edetessä museokeskuksen toimijat pääsivät osallistumaan ja kommentoimaan tehtyä työtä Miron kautta toteutetun virtuaalisen kommenttikierroksen kautta. Koska alusta oli työpajoista jo kaikille tuttu, se toimi luontevasti ajatusten vaihdon alustana.

pentagon design blogi

Virtuaalisiin työskentelyalustoihin voidaan luoda tilanteesta ja tarpeesta riippuen erilaisia visuaalisia työalustoja. Museokeskus Vapriikin visiotyössä Miroon toteutettua työskentely- ja kommentointialustaa käytti yhteensä yli 30 henkeä, jotka edustivat museon henkilökuntaa ja eri sidosryhmiä.

Nopeaa palautetta innostavalla osallistamisalustalla

Osallistujien kannanotot ja asiantuntijuus voidaan valjastaa kehitystyöhön esimerkiksi monipuolisella, virtuaalisella Mentimeter-alustalla. Kukin osallistuja kirjautuu palveluun kohdennetun koodin kautta omalla puhelimellaan ja vastaa annettuun kysymykseen. Vastaukset ovat halutessa nähtävillä kaikille reaaliajassa, ja niistä voidaan koostaa yhteenveto.

Yhdessä voimme muodostaa tarpeisiin vastaavat kysymykset ja hyödyntää alustaa työpajatyöskentelyssä. Tarvittaessa teemme myös kiteyttävän yhteenvedon ja sille inspiroivan visualisoinnin.

Mentimeter-työkalua voidaan käyttää osana laajojen kokonaisuuksien työstämistä, mutta palvelu toimii erinomaisesti myös pienemmissä, pistemäisissä tarpeissa.

Olemme käyttäneet Mentimeteriä esimerkiksi NCC:n Viialan yhtenäiskoulun sisätilojen visuaalisuuden ja tunnelmallisuuden personoinnin keskustelun työkaluna. Yhteistyössä haettiin jaettua käsitystä koulun ilmeestä, jotta se toisi esiin Viialan erityisyyttä ja koulun luonnetta.

Koulun henkilökunnalle järjestettiin työpaja, jossa ilmettä yhteiskehitettiin. Työpaja järjestettiin hybriditilaisuutena, jossa opettajat keskustelivat koululla pienryhmissä sekä osallistuivat virtuaalisesti Mentimeterin ja Teamsin kautta. Työpajassa kukin pienryhmä sai keskustelun pohjaksi esisuunniteltuja visuaalisia väri-, tyyli- ja tunnelmaehdotuksia. Jokainen osallistuja sai kertoa oman mielipiteensä Mentimeter-alustan kautta, ja samoin Mentimeterin kautta koottiin myös kunkin pienryhmän keskustelun tulokset. Suunnittelijoille yhteiskehittämisen tulokset toivat lisäymmärrystä toiveista ja suuntaviivoja koulun aula- ja ruokailutilojen suunnitteluun.

Työpajan työskentelytavassa kiitettiin hyvää keskustelua. Työskentely myös koettiin tulokselliseksi ja tehokkaaksi. Konkreettisina lopputuloksina saatiin noin 60 osallistujan perustellut toiveet ja ajatukset sisätilojen tunnelmasta sekä värimaailmasta ja muodoista, joiden pohjalta suunnittelua jatkettiin.

pentagon design blogi

Virtuaalinen osallistamisalusta soveltuu hyvin sekä avoimille kysymyksille että ennalta määritellyille monivalintakysymyksille, joista voidaan koota yhteenvetoja. Työkalua käytettiin onnistuneesti muun muassa rakennusliike NCC:n toteuttaman Viialan yhteiskoulun sisätilojen visuaalisuuden määrittelyyn yhdessä koulun henkilökunnan kanssa.

Avaimet käteen -työpajat helposti

Järjestämme myös työpajoja ja työpajasarjoja avaimet käteen -periaatteella. Suunnittelemme ja fasilitoimme työpajan asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Työpajan jälkeen puramme keskustelut ja tulokset ja teemme niistä valmiin yhteenvedon.

Voimme toteuttaa työpajoja myös Pentagon Designin tiloissa. Tilat sopivat erinomaisesti esimerkiksi organisaation sisäisen kehittämispäivän pitämiseen. Tarvittaessa hoidamme paikan päälle myös tarjoilut.

Otathan meihin yhteyttä myös pienemmissä tarpeissa, niin jutellaan lisää!